Bijna zestig leasemaatschappijen zijn verenigd in Vereninging ROB – Reparatie, Onderhoud, Banden. Om haar leden optimaal te kunnen ondersteunen en haar leveranciers van onderhouds-, reparatiediensten en banden zonder administratieve rompslomp te kunnen laten werken wilde Vereninging ROB een branche-overkoepelend communicatiesysteem. In het systeem moesten aanvragen voor onderhoud, reparatie en bandenwissels kunnen worden gedaan. Inclusief allerlei aanvullende zaken zoals vervangend vervoer.

Het systeem moest beschikbaar zijn voor meer dan vijfduizend leveranciers en zou de gegevens van ruim 575.000 leasevoertuigen moeten kunnen verwerken. Naast de inhoudelijke eisen moest het systeem een hoge uptime hebben en storingsvrij functioneren. Javelin ICT bouwde dit systeem voor Verening ROB. Met succes. Inmiddels is het aantal leveranciers van ROB-Net gestegen tot negenduizend en verwerkt het systeem jaarlijks ca. 2,7 miljoen werkopdrachten en worden er meer dan 2,5 miljoen facturen vanuit ROB-Net.

Op het gebruikersportal zijn door leveranciers van onderhoudsdiensten gespecificeerde aanvragen voor onderhoud, reparatie of bandenwissels te doen. Het systeem kan deze aanvraag volledig geautomatiseerd verwerken en accrediteren. Slechts wanneer een aanvraag buiten de gestelde marges valt moet de aanvraag nog door een medewerker van de leasemaatschappij behandeld worden. Het systeem bevat informatie over alle door de leasemaatschappijen gevoerde merken en type voertuigen. Op typeniveau kan worden aangegeven wat bepaalde reparaties mogen kosten cq. hoeveel uur eraan mag worden besteed en op wat voor een interval deze mogen worden uitgevoerd.
Het systeem is dusdanig van opzet dat er tijdens het uitvoeren van reparaties of onderhoud aanpassingen in opdrachten kunnen worden gemaakt. Ook deze gewijzigde opdrachten kunnen automatisch beoordeeld worden.

Het systeem kan op twee manieren gebruikt worden: Het systeem heeft een webpagina als interface maar het is ook mogelijk om het systeem te koppelen aan het eigen softwarepakket van een leverancier of beoordelende leasemaatschappij. Op dit moment zijn er koppelingen voor meer dan 25 softwarepakketten beschikbaar. Ook het afmelden en factureren van opdrachten kan op beide manieren. Net zo als de initiële aanvraag wordt de factuur aan een aantal checks onderworpen. Het resultaat hiervan is direct zichtbaar op ROB-Net of wordt teruggekoppeld naar het softwarepakket van de leverancier.

Zestig leasemaatschappijen, negenduizend leveranciers met 25 verschillende softwarepakketten en meer dan 2,7 miljoen werkopdrachten; dan is het niet gek dat er hoge eisen aan een systeem gesteld worden. Vereniging ROB heeft heeft dan ook normen voor het beheer vastgesteld. Deze worden voortdurend getoetst. Elk jaar vindt een externe toetsing plaats door gespecialiseerde auditors van KPMG. Die brengen naar aanleiding daarvan een ‘assurance rapportage’ uit aan de vereniging. Het door Javelin gebouwde portal doorstaat de toetsing met glans!

Wilt u meer weten over gebruikersportals? Neem dan contact op met een van de medewerkers van Javelin ICT.